Nas empresas circulam, em sua maioria, na forma escrita, impressa em papel, dando origem aos documentos (correspondências, relatórios, registros, etc). Esses documentos são guardados, arquivados e classificados distintamente.
Hoje, a maioria dos documentos é processada no computador. Mas se no meio físico (papéis) esses registros usualmente encontram-se bem arquivados (pastas por data, por assunto, etc.), é comum que, no computador, os documentos estejam misturados ou em localização incerta. Veja a seguir como os "5S" podem ser aplicados na organização de seus arquivos eletrônicos. O objetivo deste trabalho é tentar dar, para esses arquivos, o mesmo tratamento que damos aos arquivos físicos.
1.Senso de Utilização: Devemos descartar (deletar) periodicamente os arquivos que já não nos servem mais. Claro que teremos que ter critérios para fazer essa eliminação. Computador muito carregado é sinônimo de computador lento.
2. Senso de Ordenação: O acesso conhecido e rápido é o grande desafio desse senso. Imagine que você está com um cliente em outra cidade e necessita de uma informação. A única pessoa que está no escritório é um funcionário recém-admitido. Se o sistema de controle de arquivos tiver um roteiro bem planejado e definido (se estiver descrito, ainda melhor), com apenas alguns minutos e muita segurança, qualquer pessoa poderá transmitir a informação.
3. Senso de Limpeza: Normalmente vemos que a pasta "Meus documentos" acaba sendo a grande lixeira do nosso computador. Tudo que não sabemos onde colocar vai parar nela, deixando-a sem nenhuma organização, como um verdadeiro labirinto. É importante aprendermos a "não sujar" para não ter que sair deletando tudo, desesperadamente, quando a máquina estiver lenta.
4. Senso de Saúde: A conseqüência mais comum da não aplicação dos sensos anteriores é a lentidão do processamento das informações no computador. Quando os gigabytes são consumidos com arquivos desnecessários, a "doença" é inevitável.
5. Senso de Autodisciplina: É tornar sistemática esta prática e divulgar a informação.
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